Письма бесят всех: инструменты и лайфхаки уберегут ваше время

Почта беспощадно жрёт ваше время. Если зомби нужен чужой мозг, то современному офисному работнику достаточно уехать в отпуск и потом открыть папку “Входящие”. Всё, мозг сожран и человек потерян на неделю.

Офисный сотрудник проверяет почту в среднем около 11 раз в час. Пишет 122 письма. И проводит 28% времени с письмами. Вне работы около 80% людей в выходные проверяют почту.

И вот кажется, что мы зависим от еды, погоды, других людей, а на самом деле зависимость гораздо более очевидная и дурацкая — email’овая. Страшные цифры растут каждый год. Количество писем увеличивается.

Если вы думаете что Slack помогает справиться с почтой, то знайте, что нет. Это лишь создаёт дополнительную нагрузку.

Удивительно ещё и то, что в большую зависимость от почты впадает молодое поколение. 70% из них проверяют почту лёжа в кровати, в ванной в 57% случаев и, что должно беспокоить больше всего, 27% из них читают письма за рулем.

Что делать?

Есть несколько техник, которые мы стащили у Джоселин Глей, автора книги как раз об оптимизации почты “Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distraction, and Get Real Work Done”.

• люди делятся на два типа, когда речь заходит о проверке почты: «реакторы» и «дозатор». Звучит грубо, зато всё сразу ясно: первые сразу отвечают на письма, подключают уведомления и всегда на связи, вторые — используют почту только в отведенное время, когда заканчивают с другими задачами. Так что предлагаем вам последовать примеру вторых — выбрать время, которые вы будете посвящать письмам.
  Согласно исследованиям, такие люди и счастливее и менее подвержены стрессам. Вы можете регулировать его в зависимости от загруженности, важности того или иного дня и так далее. Желательно ещё прежде чем открывать ящик посвятить время какой-то творческой работе, чтобы вы смогли переключиться с креативного к рутинному безболезненно.

• используйте vip-оповещения (хотя звучит это бредово). Вы можете сортировать отправителей письма по степени важности и тогда точно не пропустите ни единого важного письма. Просто покопайтесь в настройках оповещений на вашем смартфоне — сделайте кого-то приоритетным отправителем или выделите целую беседу.

• закрывайте почтовый ящик, когда работаете над другими задачами. Просто закрывайте. Не сворачивайте, не выключайте оповещения. Выходите. И тогда ваш мозг поймёт, что нужно сфокусироваться на важной задаче, а всё остальное отойдёт на задний план. Если оповещения на смартфоне включены в приоритетном режиме, то вся важная информация поступит вовремя.

• помните, что мультизадачность и подглядывание в почтовый ящик каждые 5 минут — это не одно и то же. Требуется около 25 минут, чтобы вернуться обратно к выполняемой задаче и сосредоточиться. Это касается момента, когда вы пишете, кодите или даже ищете кандидата. И такого рода “переключения” от почты к работе убивает креативность и даже может влиять на IQ (-10! после каждого момента рассредоточенности). То есть на скорость вашей реакции на решение проблем, что не удивительно.

Делимся инструментами, которые помогут вам как-то уменьшить количество времени, бездарно растраченного на отправку писем.

p.s. да, большинство из них для Gmail, но ведь это хороший повод завести новую почту и следить за порядком!

// Сделать из почтового ящика реально полезный инструмент
Sortd
Ничего не потерять в своей почте, контролировать открытие и получение писем. Здесь же можно создать to-do-list и сделать из своего почтового ящика нечто большее, чем помойку спама и “ВАЖНЫХ” писем.
Streak CRM for Gmail
Создавать шаблоны писем, следить за их открытием.

// Научиться планировать время с помощью почты
Followupthen
Очень забавный сервис, позволяющий вам отправлять себе самому в будущее напоминания с помощью своего же ящика. Никогда не забудете ответить на важное письмо вовремя.

// Строить персональный бренд
Wisestamp
Сделайте для себя удобную, красивую, кликабельную подпись со всеми контактами. Для рекрутеров просто обязательный к использованию инструмент.

// Получать больше информации о контактах
Rapportive
Сервис для Gmail, который подкачивает все данные о контакте. То есть при создании письма будете видеть фото человека, ссылку на профиль в LinkedIn и ещё много полезного.

// Проверять почту, даже когда нет сети
Gmail Offline
Инструмент, который позволяет проверять почту даже в том случае, если вы не можете выйти в интернет.

// Спастись от спама
Unroll.me
Инструмент, с которым чистить ящик от писем, бесконечных рассылок и спама точно будет проще.