Письмо с подарочным HR-паком уже ждёт вас в почте. Если не нашли его, проверьте категорию «Промоакции» или «Спам».
Вы узнаете:
- Что такое КЭДО и как он работает
- Преимущества и недостатки КЭДО
- Возможности сервиса КЭДО для подбора персонала
- Как перейти на КЭДО в подборе
- В чем удобство комплексного решения
HRTech-рынок России наполнен позитивными изменениями. По итогам последнего обзора Smart Ranking, выросло количество инвестиций в HR-технологии по подбору персонала, а также в комплексные решения. 50 крупнейших HRTech-компаний России вложили в HR-технологии 34 млрд рублей, это больше 2021 года на 21,8%. Лидером роста стало направление кадрового электронного документооборота: в категории КЭДО годовой прирост достиг 68%.
Какие преимущества дает КЭДО и как он работает в связке с ATS, разобрались вместе с экспертами системы «Поток Рекрутмент». Это единое окно для публикации вакансий, управления откликами кандидатов и оценки эффективности найма. Всем новым пользователям предоставляется бесплатный тестовый доступ на 14 дней.
«Поток Рекрутмент» поможет вам:
Что такое КЭДО и как он работает
КЭДО (кадровый электронный документооборот) — это электронная система управления кадровыми документами: трудовыми договорами, приказами, заявлениями на отпуск, справками о зарплате и т.д.
Удобство в том, что сервис работает через интернет, поэтому у компаний и сотрудников ушла необходимость ручной личной подписи. Ограничения распространяются только на приказы об увольнении, акты о травмах на производстве и подписи работника об инструктаже по технике безопасности.
Этапы работы КЭДО:
- Регистрация и аутентификация пользователей. Работники регистрируются в системе и получают доступ к своим учетным записям. Компания обеспечивает аутентификацию пользователей, чтобы к сервису допускались только авторизованные сотрудники.
- Создание и отправка документов. Отдел кадров создает документы (приказы, соглашения, договоры, правила и др.). Сотрудники также могут создавать, редактировать документы (заявления или справки о работе и др.) и отправлять на рассмотрение работодателю.
- Обработка и утверждение документов: руководитель принимает решения о подписи, ответственные за документооборот занимаются обработкой ЭД.
- Хранение. Все электронные документы хранятся в системе КЭДО, доступны в любое время и с любого устройства.
- Рассылка уведомлений. Система автоматически уведомляет сотрудников и работодателей о статусе, например, об утверждении, отклонении или о необходимости подписать.
Мы уже рассказывали о том, какие документы регламентируют КЭДО и как подготовиться к внедрению сервиса. Пока использование электронного документооборота добровольное. Но с 1 сентября 2022 года вступил в силу Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», который регламентирует ведение электронного документооборота без дублирования на бумажном носителе для определенных категорий работников. Это касается тех, кто работает дистанционно или в режиме гибкого рабочего времени, а также занятых на вахте. Кроме того, КЭДО обязателен для следующих категорий:
- работающих с электронными документами, включая кадровые, бухгалтерские и др.;
- специалистов сферы информационных технологий, которые работают в системе электронного документооборота компании;
- финансовых служб, бухгалтеров, ведущих учет на основе электронных документов;
- работников отдела кадров и юридических отделов при использовании электронных трудовых книжек, в работе с контрагентами и заключении сделок;
- работников логистических и транспортных отделов, оформляющих бумаги на перевозку грузов и пассажиров.
Преимущества и недостатки КЭДО
К плюсам перехода на КЭДО относят:
- Повышение производительности. На подписание и отправку документов тратятся секунды. Упрощается оформление больничных, отпусков, командировок. Получить справку можно без участия кадровика. Сотрудники не отвлекаются на бумажную работу и экономят время на приезд в офис.
- Снижение расходов на печать, бумагу, канцелярские товары, расходов на командировки, курьеров, отправку по почте. Штрафы по нарушению сроков подписи исключаются, так как система автоматически отслеживает статусы подписания и предупреждает о сроках.
- Упрощается обмен документами и информацией между сотрудниками, в том числе, за счет доступности с любого устройства и удобного сервиса по поиску.
- Безопасность и защита данных: электронные материалы сложнее потерять или испортить, они менее подвержены риску утечки информации.
- Легче отслеживать изменения и управлять версиями: в электронном документе проще увидеть, кто и когда внес изменения.
Минусы внедрения и использования КЭДО:
- Нужна техническая поддержка: КЭДО требует определенных знаний и навыков, поэтому нужен специалист для бесперебойной работы системы.
- Риск потери данных. Если электронные документы не сохранены на надежном носителе или не защищены, то могут быть утеряны или повреждены. Этого больше всего боятся кадровые работники.
- Часть работников может отказаться от кадрового ЭДО, и это становится тормозом для общего перехода. Причинами отказов бывают неумение пользоваться компьютером и смартфоном или боязнь утечки персональных данных. В этих случаях необходимо решение о введении смешанного документооборота.
- От компании потребуются затраты на приобретение программы, оплату выпуска электронных подписей. Однако существует бесплатная цифровая платформа «Работа в России», где можно вести КЭДО.
Возможности сервиса КЭДО для подбора персонала
Кадровый электронный документооборот помогает комплексно решать задачи в процессе подбора персонала:
- Оформление трудового договора: обеспечивается быстрое составление и подписание трудового договора в электронном виде, это ускоряет процесс найма сотрудника.
- Обмен информацией: упрощается обмен данными между сторонами. Работодатели и соискатели оперативно обмениваются информацией, необходимой для принятия решения о найме.
- Управление процессом подбора: с помощью кадрового электронного документооборота отслеживаются все этапы процесса подбора, от подачи заявки до подписания, экономятся время и ресурсы.
- Упрощение администрирования: КЭДО снижает нагрузку на HR-специалистов, так как рутинные задачи по обработке документов и ведению кадрового учета автоматизированы.
5. Повышение безопасности данных: сервис обеспечивает высокий уровень безопасности, защищая информацию от потерь или неправомерного использования.
Как перейти на КЭДО в подборе персонала: с чего начать внедрение
Для эффективного подбора персонала и успешного оформления новых сотрудников на работу необходимо наладить взаимодействие между системой для автоматизации найма и сервисом для кадрового электронного документооборота. Это стало возможным благодаря совместному решению Directum и «Потока». Оно заключается в бесшовной интеграции ATS («Поток Рекрутмент») и КЭДО (Directum HR Pro) с обеспечением работы в одном окне.
Directum — российская ИТ-компания по разработке интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления бизнес-процессами и документами в разных сферах: от делопроизводства и договорной работы до кадрового документооборота и проектной работы.
«Поток Рекрутмент» — система для автоматизации массового и индивидуального подбора персонала, которая обеспечивает:
- автоматизацию и сокращение общего цикла найма;
- ускорение обработки каждого кандидата от первого контакта до оффера;
- повышение конверсии из входящих в нанятых сотрудников;
- увеличение числа соискателей на одного рекрутера без роста нагрузки;
- расширение базы кандидатов для дальнейшего найма;
- рост эффективности отдела рекрутмента.
Как меняется подбор с автоматизацией найма и КЭДО:
- заявка на подбор быстро согласуется за счет автоматизации напоминаний;
- текст вакансии публикуется на работных сайтах одним кликом на платформе «Поток Рекрутмент»;
- вся коммуникация видна в ленте активности, назначенные встречи отражаются в календаре — рекрутер это видит и может быстро управлять процессом;
- к поиску и оценке кандидатов подключается искусственный интеллект, за секунды отбирая релевантных;
- оффер проходит автоматизированную цепочку согласований и уходит к кандидату, который может принять его одним кликом;
- достоверность данных подтверждается через ЕСИА при наличии профиля кандидата на портале Госуслуг;
- для подтверждения о согласии в системе генерируется неквалифицированная электронная подпись;
- оформляется договор с сотрудником.
В чем удобство использования комплексного решения ATS+КЭДО
Объединение подбора и оформления на работу в одной HR-системе стало новым решением на рынке по автоматизации найма. Теперь можно быстро находить кандидатов и оформлять их в штат, не допуская ухода к конкурентам. Рекрутеры, руководители команд и специалисты по кадрам отмечают следующие положительные стороны интеграции электронного кадрового документооборота и системы для управления откликами кандидатов:
- Единая точка входа для участников. Соискатель общается с работодателем в личном кабинете «Поток Рекрутмента» и там же после оффера работает с КЭДО. Руководители и участники согласования заявок на подбор или офферов работают в Directum так же, как с отпусками, командировками и процессами по движению персонала.
- Прозрачность процесса. Обеспечивается обмен статусами между системами,
контролируется исполнительская дисциплина. Из «Поток Рекрутмента» можно быстро перейти в Directum.
3. Автоматическая передача данных между системами. Данные от рекрутера переходят к кандидату и не дублируются в системах. Документы, которые генерируются процессе подбора в КЭДО, становятся более безопасными, передача удобнее и быстрее.
Эффект от внедрения единого решения для автоматизации найма:
- на 70% снижаются затраты на приём сотрудников;
- в 2 раза ускоряется подбор персонала;
- на 25% увеличивается удовлетворенность процессами найма у руководителей, рекрутеров и кандидатов.
Тоже хотите вывести подбор персонала на качественно новый уровень? Оставьте заявку на бесплатную консультацию, и наши эксперты расскажут, как можно автоматизировать HR-процессы в вашей компании.
Предыдущая статья
Письмо с подарочным HR-паком уже ждёт вас в почте. Если не нашли его, проверьте категорию «Промоакции» или «Спам».
