Эпидемия коронавируса застала бизнес врасплох. С начала года одно за другим отменяются масштабные и весьма дорогостоящие мероприятия: ПМЭФ, инвестфорум в Сочи, Mobile World Congress в Барселоне, открытые показы на Неделе моды в Милане, и даже апрельскую премьеру нового фильма про Джеймса Бонда перенесли на осень. Теперь дело дошло и до повседневной работы.
С каждым днём всё больше компаний рекомендуют сотрудникам работать из дома, чтобы снизить риск заражения и темпы распространения вируса. Соответствующие заявления уже сделали Twitter, Microsoft и Facebook. IT-гиганты ссылаются на то, что работая удалённо, сотрудники могут лишний раз не контактировать с людьми в общественных местах: по дороге в офис, в кафе во время перерывов на обед и в течение дня в опен-спейсах. Аналогичные рекомендации звучат и на уровне некоторых городов и даже стран, например, в Вильнюсе и Японии.
Если вы хотите, чтобы ваш бизнес стал более устойчивым к новым вызовам, стоит уже сейчас подготовить компанию и сотрудников к работе в удалённом режиме. Тем более что в эпоху повсеместной цифровой трансформации возможность работать вне офиса — это даже не преимущество, а обязательный пункт программы в борьбе за таланты. Одержать победу в этой схватке помогут советы экспертов из TalentTech.
Чтобы вам было проще сориентироваться в быстро меняющихся условиях, мы запустили спецпроект НаУдалёнку.ru с инструкциями по организации работы в удалённом формате. Ниже — самые важные советы, которые помогут оперативно подготовить компанию и сотрудников к переходу.
Как внедрить в компании удалённый формат работы
Чтобы ваши сотрудники смогли стать распределённой командой и успешно справлялись с обязанностями из любой точки мира, нужно позаботиться о создании правильной цифровой среды. Преуспеть в этом деле помогут следующие советы:
Продумайте каналы для оперативного общения с сотрудниками
Одни лишь номера телефонов и адреса электронной почты не помогут вам быстро выйти на связь со всеми сотрудниками и организовать удалённую работу. Координировать общие усилия удобнее с помощью диалогов, групповых чатов и каналов в мессенджерах. Какой из них выбрать, остаётся на ваше усмотрение. Одни организуют работу в Telegram, WhatsApp и Viber, другие используют более профессиональные решения вроде Microsoft Teams и Slack, а третьи постоянно проводят видеоконференции в Skype и Zoom.
Например, в IT-холдинге TalentTech в качестве основного используют мессенджер Slack. Эйчары просят всех полностью заполнить профиль в системе, представляют новичков в общем канале и регулярно рассказывают о ближайших митапах и предстоящих пульс-опросах. Здесь же сотрудники дают знать, что уходят в отпуск, заболели или поработают сегодня вне офиса. Большая часть рабочего общения, в том числе — с удалёнными сотрудниками, тоже ведётся в Slack.
Выберите таск-трекер и фиксируйте в нём все задачи
С коммуникациями разобрались — пора перейти к планированию и контролю. Здесь помогут таск-трекеры, которые позволяют понять, какие задачи стоят перед разными отделами и проектами, кто отвечает за их выполнение и когда всё должно быть готово. Когда эта информация собрана в одном месте, и руководителям, и исполнителям становится проще ориентироваться в бизнес-рутине. Тем более — если кто-то заболеет или весь офис перейдёт на удалённый режим работы.
Какой таск-трекер выбрать, зависит от вашей бизнес-модели и имеющегося бюджета. Например, маркетологи краудфандинговой площадки Kickstarter наблюдают за прогрессом команды на электронных досках в Trello. В сети магазинов «Рив Гош» с помощью сервиса Jira удаляют задвоенные процессы. А многие редакции и вовсе планируют выпуск в Google Sheets.
Настройте электронный документооборот
Представьте, что вам наконец-то ответил крупный клиент, а презентация, которую вы ему обещали, пылится на флешке в офисе, закрытом на карантин. Чтобы не оказаться в такой ситуации, приучайтесь хранить все важные документы в «облаке». Это особенно пригодится при работе с удалёнными сотрудниками. Распределённая команда сможет одновременно редактировать одну и ту же статью или делать выводы по автоматически обновляющимся отчётам с данными о продажах. «Нетология-групп», например, использует для работы с различными документами, таблицами, презентациями, планами и регламентами набор облачных сервисов Google Suite. А кому-то хватает и «Яндекс.Диска».
Как подготовить сотрудников к работе из дома
Одновременно с созданием digital-среды нужно запустить и подготовку сотрудников к новому формату работы. В противном случае все усилия по внедрению современных инструментов совместной работы обернутся пшиком. Чтобы этого не случилось, воспользуйтесь следующими рекомендациями:
Обновите правила работы в компании
Вы теперь общаетесь в Slack, фиксируете все задачи на доске в Trello и храните документы в общей папке на Google Drive? Не забудьте оповестить об этом сотрудников и обновить все регламенты. Это касается и материалов для адаптации новичков. Онбординг, кстати, тоже можно проводить с использованием современных технологий — например, с помощью мобильного приложения TalentTech.Адаптация.
Повышайте квалификацию сотрудников
Чтобы новые инструменты прижились, сотрудники не боялись работать удалённо, а вы при этом могли бы не переживать за сохранность данных клиентов, нужно развивать digital-навыки персонала. Быстро оценить компетенции сотрудников и составить для них индивидуальные планы развития можно с помощью нового комплексного решения от TalentTech. Оно уже доступно для пилотирования.
Изучайте реакцию работников на изменения
Согласны ли сотрудники с внедрением новых технологий? А как они относятся к переобучению? Если коллектив не готов к инновациям, это может спровоцировать резкую текучесть кадров. Чтобы не допустить негативных последствий от внедрения нового формата работы, регулярно собирайте обратную связь от сотрудников. У TalentTech как раз есть гибкое решение для исследования вовлечённости персонала. Оставьте заявку, и мы познакомим вас с платформой TalentTech.Вовлечённость.
Отслеживайте динамику команды
Спустя некоторое время после внедрения новых инструментов для удалённой работы и обучения сотрудников digital-навыкам, проверьте, насколько эффективно функционирует получившийся механизм. Можно ли назвать ваших работников распределённой командой? Всегда ли они оперативно отвечают в мессенджерах? Не забывают ли закрывать задания в таск-трекерах? И можно ли найти их документы в «облаке»? Получить ответы на все эти вопросы можно, например, с помощью «Оценки 360°». Если окажется, что где-то возник сбой, достаточно вернуться к предыдущим советам.
Хотите ещё сильнее углубиться в тему поиска и адаптации удалённых сотрудников?
Тогда предлагаем обратить внимание на вебинар с экспертами TalentTech:
Предыдущая статья
Письмо с подарочным HR-паком уже ждёт вас в почте. Если не нашли его, проверьте категорию «Промоакции» или «Спам».