Логотип TalentTech
подписаться на рассылку

7 вопросов про управление адаптацией персонала. Как помочь новым сотрудникам освоиться в компании

Что делать, когда привычные инструменты онбординга не работают? Как организовать работу по управлению адаптацией персонала? Читайте об этом в новой статье блога TalentTech.


Адаптация — это системное и продуктивное воздействие на сотрудников с целью получить эффективный персонал. И этот процесс не может быть статичен. Методы и инструменты управления адаптацией персонала требуют постоянной корректировки, особенно в нашем стремительно меняющемся и турбулентном мире. 

Плавное знакомство с компанией поможет новичкам стать ценными сотрудниками, готовыми выполнять работу с максимальной отдачей. Разберемся вместе с экспертами TalentTech, как правильно управлять адаптацией персонала. 

Оглавление

  1. Почему привычные инструменты онбординга не работают
  2. Как Google делает из новичков «креативных умников»
  3. Какие шаги предпринять для правильного аудита системы управления адаптацией персонала
  4. Современные инструменты для управления адаптацией персонала

Почему привычные инструменты онбординга не работают?

Отсутствие стабильности выбивает почву из-под ног. Приходя в новую компанию, человек не знает, как часто будут меняться условия работы, не закроют ли его проект и стоит ли надеяться на продвижение по службе. Стандартных инструментов онбординга — плана развития, обучения, встреч с менеджером — уже недостаточно. Нужна постоянная корректировка и новые способы подачи материалов. 

Например, переход на гибридный формат заставляет HR применять дополнительные методы управления адаптацией: чат-боты, e-mail-рассылки, мобильные приложения.

Виктория Мироненко
Эксперт по адаптации персонала в отделе консалтинга в TalentTech

Основная цель современных методов адаптации персонала — максимально вовлечь нового сотрудника в жизнь компании с первых дней работы, помочь ему почувствовать себя неотъемлемой частью команды даже вдали от коллег. Помощниками HR в решении этой задачи становятся welcome-тренинги, рассказывающие о культуре и стратегии компании, неформальные онлайн-встречи с командой, чек-листы со списком задач на первое время, система наставничества. 

Не менее важна и систематизация адаптационных материалов. HR необходимо предварительно в одном месте собрать все памятки и регламенты, обеспечить доступ к корпоративным базам знаний: так новый сотрудник сможет свободно изучать всё, что нужно, не испытывая неудобств от нехватки или разрозненности информации.

В исследовании TalentTech об особенностях адаптации персонала в российских компаниях, опрошенные сотрудники отметили:

  • 60% ничего не услышали о целях компании;
  • 52% не знали о своих задачах на испытательный период;
  • 17% не получили информацию о структуре компании;
  • 13% не были ознакомлены с регламентами работы. 

Отсутствие поддержки, одобрения и внимания к новому сотруднику или, наоборот,  излишняя опека в течение длительного времени рождают желание покинуть компанию и поискать что-то, более соответствующее ожиданиям. Наибольший процент увольнений у поколения Z, родившихся в канун начала третьего тысячелетия. Они не боятся найти новое место в отличие от людей поколения Х, настроенных на стабильность.

Поддержка коммуникации, выстраивание доброжелательных отношений, открытость коллег, мотивация новичка — задачи, решение которых приводит к успешной адаптации и закреплению сотрудника в коллективе. Согласно исследованию TalentTech, «Нетологии» и FL.ru, главным фактором вовлеченности сотрудников оказались гармоничные отношения с коллегами.

Как Google делает из новичков «креативных умников»?

Давайте рассмотрим, как устроена адаптация персонала в Google. На первом месте в компании — не продукт, а люди. С первых дней сотруднику помогают выстроить систему социального взаимодействия с коллективом, так как хорошо понимают, что главные причины увольнения — несложившиеся взаимоотношения с коллегами, руководителем и отсутствие возможности проявить себя с самого начала. 

Из книги «Уроки компании Google» мы узнаем, что за наставничество отвечают менеджеры, для которых разрабатывается и корректируется программа адаптации. Они приступают к своей работе с первого дня и несут персональную ответственность за адаптацию нового сотрудника. 

Чек-лист, который получает новичок, на ⅔ рассказывает о корпоративной культуре. Две недели его погружают в ценности культуры Google, а затем дают возможность показать себя в ключевом проекте, что дает мощный стимул к продуктивной работе. Умный, сообразительный и обучаемый — качества молодого сотрудника, которые развивает компания, а это главные активы в стремительно меняющемся мире. В результате правильно выстроенного процесса адаптации молодые сотрудники Google становятся самостоятельными, умеют решать творческие задачи и влюблены в компанию. Это одна из причин, почему многие в мире хотят работать в Google.

Какие шаги нужны для правильного аудита системы управления адаптацией персонала?

Чтобы понять, насколько правильно выстроена ваша система адаптации, подумайте об аудите. Определите число уволившихся в первые полгода сотрудников, проанализируйте, как новички оценивают вашу систему адаптации, что им нравится больше всего, а что они так и не получили в первые месяцы работы. Рекомендуем вопросы, которые должен задать себе каждый HR, анализируя систему управления адаптацией.

Вопрос 1: Какие критерии вы разработали для испытательного срока, и как с ними справляется новичок? 

Расскажите, каких результатов вы ждете от сотрудника к концу срока испытания. Вместе посмотрите план, прокомментируйте и ответьте на появившиеся вопросы. Через месяц вам снова будет о чем поговорить: что не получилось, а что, наоборот, удается и стоит развивать дальше. Не бойтесь корректировать план, если он может дать большую результативность. Для этого сделайте 3 шага:

  • проведите тестирование, как усвоены корпоративные правила и стандарты, навыки и компетенции;
  • заполните лист оценки качеств специалиста, профессиональных и личностных;
  • соберите обратную связь: что думают о новичке коллеги.

Вопрос 2: Как вы оцениваете объективные показатели?

Можно при оценке ограничиться цифрами, например, сколько сотрудников принято и сколько осталось после испытательного срока. Однако это не даст полную картину итогов адаптации.

Вам нужен комплексный взгляд на процесс: он поможет обнаружить участки потерь и станет отправной точкой для непрерывных улучшений. Начнем с объективных показателей. Чтобы их оценить, используйте метрики: 

  • цена адаптации одного сотрудника — затраты персонала, занятого процессом адаптации, стоимость его рабочего времени, расход на обучающие материалы;
  • общее количество наставников и затраты на обучение одного;
  • количество должностей, охваченных системой адаптации; 
  • % работников, успешно завершивших испытательный срок, от общего объема принятых;
  • % сотрудников, уволившихся до конца испытательного срока или в течение полугода. 

Показатели двух последних метрик тщательно проанализируйте: в чем заключаются причины увольнения, что нужно скорректировать в системе управления адаптацией сотрудников. 

Вопрос 3: Какие индикаторы помогают понять, что новый сотрудник справляется с задачами по адаптации?

В зависимости от должности можно использовать разные KPI для определения успешности адаптации конкретного новичка. Например: 

  • финансовый итог: есть ли прибыль от продукта, в продажах которого он участвует, каковы издержки;
  • количество новых продуктов или клиентов; 
  • скорость выполнения операций, соблюдение дедлайнов;
  • обратная связь от клиентов и партнеров; 
  • кросс-функциональное взаимодействие: умение работать в команде;
  • эмоциональный итог: отношение к компании и продукту, степень зрелости. 

Какие индикаторы наиболее эффективны? От чего это зависит? Давайте разберемся.

Виктория Мироненко
Эксперт по адаптации персонала в отделе консалтинга в TalentTech

На разных этапах адаптации стоит обращать внимание на разные показатели. Так, в первые дни работы основная задача сотрудника — освоиться на новом месте, разобраться во внутренних правилах и найти общий язык с коллегами. Собирая обратную связь от руководителя, команды и самого сотрудника, вы сможете определить, насколько успешно сотрудник справляется с этой задачей. 

Качественная организационная и психологическая адаптация позволит сотруднику в короткие сроки перейти к следующему шагу — погружению в профессиональные обязанности. И на этом этапе показательны будут более объективные индикаторы, среди которых финансовые результаты, рост клиентской базы, скорость работы и соблюдение сроков.

Вопрос 4: Как использовать субъективные показатели?

К субъективным показателям относят оценку коллег, непосредственных руководителей и самого новичка. Фидбек даст понимание степени удовлетворенности нового сотрудника работой в компании и условиями труда, а также поможет определить уровень  соответствия новичка основным принципам корпоративной культуры. 

Вы узнаете ответ на главный вопрос: оправдались ли ожидания работника, доволен ли он новой работой? Пульс-опросы нового члена команды должны быть направлены на то, чтобы выяснить уровень благополучия новичка, сделать процесс адаптации более мягким и менее стрессовым. Корректировки вносите сразу после опроса.

Вопрос 5: Как проводить анализ программы адаптации?

Если статистику по вопросам 2, 3 и 4 вы получили не очень утешительную, необходимо срочно открывать программу адаптации и разбирать ее «по косточкам», чтобы понять, что не работает, что вызывает сомнения. Если непонятно, с чего начать, возьмитесь за сбор информации, которая даст полную картину и поможет сделать правильные выводы: 

  • изучите документы, которые регламентируют вхождение сотрудника в компанию. Выясните у линейных руководителей, какие регламенты не работают; 
  • организуйте промежуточные опросы для новичков, небольшие по содержанию: 5-7 вопросов с вариантами ответов и соблюдением анонимности будет вполне достаточно, так вы сможете выявить зоны роста и оценить настроение сотрудника;
  • изучите exit-интервью людей, проработавших менее одного года; 
  • попросите руководителей подразделений назвать, по их мнению, причины текучести; 
  • организуйте фокус-группу с опытными сотрудниками, в том числе — с неформальными лидерами. Прислушайтесь к их оценкам, ведь они знают настроения в команде гораздо лучше, чем HR-отдел. 

Вопрос 6: Что вам даст анализ программы адаптации, и что делать дальше? 

Если правильно применять все перечисленные инструменты, вы сможете детально погрузиться в механизмы онбординга, увидите все ваши «узкие» места и поймете, что нужно срочно исправлять, чтобы перезапустить систему адаптации. Вы получите точные ответы на вопросы: 

  • Кто конкретно в организации отвечает за процесс адаптации?
  • Нужна ли ответственным за адаптацию помощь и обучение? 
  • Как заинтересованы линейные руководители в адаптации?
  • Те ли наставники подобраны, как они справляются? 
  • Что из адаптационных мероприятий надо заменить, какие добавить?
  • Подтверждается ли обратная связь результатами тестирования? 

Вопрос 7:  Как трансформировать процесс адаптации? 

После анализа данных становится понятно, что предстоит предпринять для удержания талантливых сотрудников. Например, вам нужно четко разграничить зоны ответственности по адаптации между HR-специалистом, руководителем и наставником, чтобы исключить дублирование задач. Для этого лучше разработать чек-листы, где прописана роль каждого. 

Исключив ошибки, вы оптимизируете расходы и сможете выстроить работающую стратегию онбординга.

Какие инструменты использовать для управления адаптацией персонала

Чтобы облегчить управление адаптацией, используйте технические решения и инструменты автоматизации.

Мобильное приложение TalentTech Адаптация помогает ввести новичка в команду, ускоряет онбординг, сокращает текучесть, экономит время HR, руководителей и наставников, быстро обучает правилам работы, знакомит с корпоративной культурой, избавляет от нудного изучения документации. 

Процесс адаптации в приложении выстроен последовательно в виде уровней с элементами геймификации: Знакомство, Подготовка и трудоустройство, Первый день и т.д. Внутри каждого уровня — текстовые блоки, видеоролики, фотографии, тесты, опросы, геолокации, карточки контактов. Изучение материалов проходит в игровой форме: за прохождение каждого задания начисляются баллы и определяются позиции в рейтинге. Все это делает адаптацию неформальной, вовлекает новичка в работу, создавая положительные эмоции.

Вас также может заинтересовать:
Автоматизируем рекрутмент. Как выбрать ATS для эффективного подбора персонала

Эти 10 критериев помогут не ошибиться при внедрении CRM для найма новых сотрудников

Как оценка рекрутинга помогает оптимизировать HR-процесс: анализ эффективности системы подбора персонала

Как правильно оценивать эффективность подбора? Какие показатели использовать? Как применять аналитику? Читайте в новой статье блога TalentTech.

Собеседование по телефону: подсказки рекрутеру

Как правильно провести собеседование по телефону с соискателем? В чем секреты успешного интервью? Как научиться задавать правильные вопросы? Читайте об этом в новой статье блога TalentTech.

Почему рабочий день рекрутера может превратиться в кошмар? Как организовать массовый подбор персонала

В чем сложности массового подбора? Как ускорить наем и закрывать вакансии за месяц? Чем поможет искусственный интеллект? Читайте об этом в новой статье блога TalentTech.


Secured By miniOrange